Chiunque si sia trovato a fare smart working si è dovuto rapportare con un grande ostacolo: la produttività.
“Non so perché, ma non lavoro come in ufficio”.
Nella nostra esperienza abbiamo provato, sbagliato e affinato tecniche e strumenti per aumentare la produttività in smart working.
Se vuoi sapere come aumentare la produttività della tua azienda “da remoto” continua a leggere questo articolo e scoprirai come risolvere tutti i tuoi problemi seguendo pochi semplici regole.
Prima di iniziare partiamo però da un presupposto. Per far funzionare il tuo team smart hai bisogno di far funzionare prima di tutto il tuo lavoro a livello personale.
Per questo abbiamo dedicato un approfondimento specifico su come migliorare la produttività personale, e se non l’hai ancora fatto, ti consigliamo di leggerlo qui!
Tornando a noi, possiamo dividere i problemi che si riscontrano nella gestione del team in due aree:
- Problemi relativi alla comunicazione
- Problemi organizzativi e di utilizzo degli strumenti
Come risolvere i problemi di comunicazione del team smart
Gli aspetti più critici della comunicazione sia nello smart working che nel lavoro in ufficio sono:
- Perdita di tempo: soprattutto comunicando con i colleghi.
- Imprecisione nello scambio delle informazioni: quante informazioni qualitativamente scarse trasmettiamo, impoverendone i contenuti?
- Troppi passaggi: spesso le informazioni fanno mille rimbalzi prima di arrivare al diretto interessato.
- Interpretazione personale: molte incomprensioni nascono proprio da una differente interpretazione dei messaggi o delle comunicazioni.
- Frammentazione su più canali: paradossalmente, il problema talvolta potrebbe essere la quantità troppo elevata di strumenti di comunicazione. Ci sono aziende che comunicano via e-mail, Slack, canali personali, gruppi e così via. Inutile sottolineare quanta confusione si crei e come diventi impossibile reperire e ricercare le informazioni quando servono.
Questi problemi generano frustrazione e ci inducono a essere più lenti e meno reattivi. Quindi, ricapitolando la comunicazione il perno che può far funzionare o meno il tuo team.
Come si risolvono questi problemi di comunicazione?
Semplice: stabilendo delle regole.
Anche in questo caso la disciplina, intesa come organizzazione e struttura, è l’elemento chiave per ottenere il successo.
Il lavoro in smart working obbliga le persone del tuo team a comunicare sui canali che avete a disposizione, per questo è fondamentale regolamentarli.
Per ogni canale di comunicazione stabilisci delle linee guida chiare che il tuo team deve seguire sia per le comunicazioni interne sia con i clienti.
Per ogni strumento:
- Indica il fine della comunicazione: quale tipologia di messaggio deve passare per questo canale? Solo comunicazioni formali, informali, con clienti, ecc.
- Stabilisci linee guida chiare e condivise: crea un vero e proprio regolamento per l’utilizzo di questo strumento. Come strutturare i messaggi, quali materiali condividere, con che criterio sfruttare le sue potenzialità.
- Indica in modo chiaro la procedura da seguire.
- Fai rispettare le regole (ricorda ai tuoi collaboratori i principi che avete stabilito).
Questo porterà benefici tangibili:
- Tutti hanno ben chiari i canali da presidiare e utilizzare
- Ottieni maggior efficienza ed efficacia nelle comunicazioni
- Sai sempre dove trovare le informazioni importanti
- Eviti incomprensioni o dispersione di informazioni
- Viene separata in modo netto la comunicazione ufficiale del team da quella informale
Siamo convinti che questi consigli possano fare la differenza, come è stato per noi. Vuoi capire come migliorare ulteriormente la produttività del tuo team? Non perderti Gli strumenti che abbiamo scelto dopo 10 anni di smart working.
